Dobry program do fakturowania i nie tylko – inFakt.pl

Przeglądając ostatnio możliwe kampanie reklamowe na platformie blogvertising.pl zauważyłem jedną dotyczącą serwisu umożliwiającego wystawianie faktur VAT – inFakt.pl. Z racji wykształcenia (finansowe) i doświadczenia zawodowego (ponad dwa lata w rewizji) stwierdziłem, że mógłbym obiektywnie rzucić okiem na ten serwis.

Co też niniejszym czynię.

InFakt.pl to internetowy program do fakturowania. Zasada jest prosta – program działa, jak to się obecnie mówi, w chmurze, czyli wszelkie dane przechowywane są poza naszym komputerem, dostępne on-line z dowolnego miejsca na świecie. Jest to rozwiązanie idące z duchem czasu – dziś w chmurze trzymamy maile, zdjęcia, dokumenty, dlaczego więc nie przechowywać tak ewidencji księgowej?

Aby skorzystać z programu inFakt.pl należy wpierw przejść nieskomplikowaną rejestrację: mail, nazwa użytkownika i hasło to wszystko, czego się od nas wymaga. Oczywiście, aby móc w pełni korzystać z programu, konieczne jest podanie danych o naszej działalności gospodarczej – firma, NIP, adres: to wszystko są dane, które zostaną wykorzystane przy wystawianiu faktur.

Po zalogowaniu naszym oczom ukazuje się następujący ekran:

Czerwonymi prostokątami zaznaczyłem najważniejsze funkcje. Na ekranie początkowym mamy możliwość dokonania szybkiego przeglądu faktur zapłaconych, do zapłaty czy zaległych. Menu u góry dotyczy w całości strony przychodowej naszej firmy – to dzięki zamieszczonym tam linkom możemy przechodzić do sekcji dotyczących danych klientów czy oferowanego przez nas asortymentu. Możemy też łatwo i szybko dodać nową fakturę, za pomocą przycisku znajdującego się po prawej stronie. Przycisk taki pojawia się w każdej sekcji i pozwala na szybkie dodanie towaru, kontrahenta itp.

Dodatkowo w części poświęconej fakturom możemy szybko określić, jaki rodzaj dokumentu wprowadzamy. Proste menu po prawej pozwala między innymi na wystawianie faktury proforma czy faktury korygującej. Tworzenie faktury jest proste i zajmuje mało czasu. Wystarczy wybrać z rozwijanej listy klienta (albo stworzyć nowego – niemniej lepiej mieć już jakąś bazę), określić kluczowe daty faktury (wystawienia, sprzedaży, zapłaty), sprzedawany produkt (program będzie sugerować na podstawie wpisów w bazie produktów) i formę płatności. W przypadku płatności częściowych dokonanych wcześniej – możliwe jest rozliczenie faktury z już zapłaconymi kwotami. Faktura jest tworzona według wybranego przez nas wcześniej szablonu, może zawierać nasze logo czy podpis. Do tego opcje przypominania o zapłacie czy wysyłania podziękowań dla klientów – to już prawie kompletny program do fakturowania.

Krótkie podsumowanie w prawym, górnym rogu ekranu pozwala nam na przemieszczanie się pomiędzy częścią dotyczącą przychodów i kosztów.

I znowu u góry ekranu dostępne jest proste menu, pozwalające przemieszczać się pomiędzy odpowiednimi sekcjami. Tym razem można definiować sprzedawców, kupowane dobra i usługi czy rozliczyć (tylko jako środek trwały) firmowy samochód. Można też (zakładka “Koszty”) podejrzeć uproszczone zestawienie kosztów dla zadanego okresu. Z kolei menu po prawej pozwala na szybkie dodawanie kosztów w podstawowych kategoriach. Podobnie jak w przypadku przychodów, tak i tu mamy do czynienia z szybkim i intuicyjnym wprowadzaniem kosztów wedle dokumentów źródłowych.

Dlaczego warto wprowadzać koszty? To pokazuje nam ostatnia z zakładek (po “Przychodach” i “Kosztach”) - “Raporty”. Gdy przejdziemy do tej sekcji okaże się, że inFakt.pl to nie tylko internetowy program do wystawiania faktur, ale mały system finansowo – księgowy.

Na powyższym zrzucie ekranu widać, że inFakt.pl umożliwia uzyskanie danych do rozliczenia księgi przychodów i rozchodów, deklaracji podatkowych czy do ZUS (tworzenie plików xml dla programu Płatnik), a także rejestrów sprzedaży i zakupu VAT. Czyli w praktyce tego wszystkiego, co małej firmie lub osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą jest potrzebne. Rewelacja.

Jak wygląda kwestia odpłatności inFakt.pl? Równie korzystnie co zestawienie przedstawionych powyżej funkcji. Za darmo mamy możliwość wystawienia do trzech faktur w miesiącu. Wystawienie do dwudziestu pięciu faktur miesięcznie to wydatek 49 zł rocznie. Ceny następnych pakietów rosną stopniowo, wraz z liczbą dostępnych faktur. Najdroższy pakiet, 199 zł rocznie, pozwala na wystawienie trzech tysięcy faktur miesięcznie, co jest ilością wystarczającą dla średniej wielkości przedsiębiorstwa handlowego. W ramach każdego z pakietów mamy nielimitowaną ilość faktur kosztowych czy klientów. Jeżeli porównamy to z kosztami prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe, to inFakt.pl okazuje się być atrakcyjną alternatywą – tym bardziej, że do jego obsługi nie są potrzebne umiejętności zawodowego księgowego.

To teraz pora na ocenę. Program do faktur inFakt.pl to znakomity system dla osób fizycznych, prowadzących działalność gospodarczą, jak też małych i średnich podmiotów, niezobligowanych do prowadzenia pełnej rachunkowości. Darmowy plan jest wystarczający np. dla freelancera, obsługującego niewielką liczbę klientów. Ale nawet najdroższy z pakietów, o dość sporych możliwościach, wypada korzystnie w porównaniu z ofertą dowolnego biura księgowego. Łatwość prowadzenia księgowości i dostępność z dowolnego komputera czynią z inFakt.pl narzędzie na miarę XXI wieku. Oczywiście – kilka rzeczy można dodać (jak choćby rozliczanie prywatnego samochodu czy tabele amortyzacyjne), niemniej już w tej chwili nie wahałbym się przed nazwaniem inFakt.pl pełnoprawnym, choć uproszczonym systemem księgowym. Jako osoba mająca do czynienia z rachunkowością sporo – polecam inFakt.pl tym, którzy szukają taniego i łatwego sposobu do prowadzenia małej księgowości.